Zimbra CD66 : se connecter à la messagerie des agents du Département

Les recherches « Zimbra CD66 » ou « Zimbra CG66 » concernent l’accès à la messagerie web professionnelle des agents du Département des Pyrénées-Orientales. Pour s’y connecter, il faut ouvrir dans un navigateur l’adresse de connexion fournie par le service informatique du Département, puis saisir son identifiant et son mot de passe professionnels. Cette adresse n’est pas indiquée sur le site institutionnel ledepartement66.fr : un agent qui ne l’a plus doit la demander en interne. La messagerie est réservée aux agents ; pour joindre le Département en tant qu’usager, le standard répond au 04 68 85 85 85, du lundi au vendredi de 8 h 15 à 17 h.

CG66 ou CD66 : de quelle collectivité parle-t-on ?

Les deux sigles désignent la même collectivité : le Département des Pyrénées-Orientales, dont le siège se trouve 24 quai Sadi Carnot à Perpignan et qui compte environ 2 700 agents. La loi du 17 mai 2013 relative à l’élection des conseillers départementaux a remplacé l’appellation « conseil général » par « conseil départemental », avec effet aux élections de mars 2015. L’ancien sigle CG66 reste pourtant très utilisé, d’où les deux formes de recherche. Les adresses électroniques des agents sont aujourd’hui en @cd66.fr, comme le montrent les coordonnées publiées dans les documents du Département.

Se connecter à la messagerie Zimbra

Zimbra est une suite de messagerie et de travail collaboratif éditée par Synacor. Sa documentation utilisateur le rappelle : l’adresse de connexion et les identifiants sont fournis par l’administrateur de la messagerie. La connexion se fait ensuite en quelques étapes :

1. Ouvrez un navigateur à jour et saisissez l’adresse de la messagerie communiquée par le service informatique. Enregistrez-la dans vos favoris plutôt que de passer par un lien reçu par courriel.
2. Saisissez votre nom d’utilisateur, puis votre mot de passe.
3. Si la page propose un choix de version, sélectionnez l’interface moderne ou l’interface classique. L’option « Par défaut » ouvre celle qui est définie comme version par défaut dans les réglages du compte.
4. Ne cochez « Rester connecté » que sur un poste qui vous est attribué, jamais sur un ordinateur partagé.
5. Cliquez sur le bouton de connexion pour ouvrir votre boîte de réception.

En cas de problème de connexion

• Mot de passe oublié ou compte bloqué : Zimbra peut proposer une réinitialisation par la fonction « Mot de passe oublié », mais seulement si l’administrateur l’a activée. À défaut, c’est le service informatique du Département qui débloque le compte.
• Page de connexion inhabituelle ou alerte de sécurité du navigateur : ne saisissez pas vos identifiants et signalez-le. Les fausses pages de connexion sont un procédé d’hameçonnage courant.
• Accès depuis l’extérieur (domicile, déplacement, smartphone) : il dépend des règles fixées par le Département. Si la page ne s’ouvre pas hors des locaux, renseignez-vous auprès du service informatique avant de multiplier les tentatives.

Ce que permet Zimbra au quotidien

Zimbra ne se limite pas au courriel. Selon la documentation de l’éditeur, le client web réunit plusieurs modules, dont certains peuvent être désactivés par l’administrateur. Il est donc possible que votre compte n’affiche pas tout ce qui suit :

• Messagerie : dossiers, étiquettes (tags) de couleur, recherche simple ou avancée, demande d’accusé de lecture, niveau de priorité d’un message et partage de dossiers avec des collègues.
• Contacts : carnet d’adresses personnel, listes de contacts pour écrire à plusieurs personnes d’un coup et accès à la liste d’adresses globale de l’organisation.
• Agenda : création d’événements, invitation de participants, plusieurs agendas et rappels avant les rendez-vous. La consultation des disponibilités des autres utilisateurs dépend des autorisations réglées par chacun.
• Tâches : listes de tâches personnelles, avec échéance et suivi de l’avancement.
• Porte-documents (Briefcase) : stockage de fichiers dans des dossiers, partage de ces dossiers et ajout direct d’un fichier en pièce jointe d’un courriel.

Les réglages à faire dès la première connexion

Tout se trouve dans les préférences (ou paramètres) du compte :

• Signature : créez une signature avec votre nom, votre fonction, votre direction et un numéro de téléphone professionnel. Zimbra permet d’en enregistrer plusieurs, par exemple une version courte pour les réponses.
• Message d’absence : programmez-le avant un congé, avec ses dates de début et de fin. Une réponse distincte peut être prévue pour les correspondants extérieurs, à qui il vaut mieux ne pas détailler l’organisation interne du service.
• Filtres : ils rangent automatiquement les messages entrants selon l’expéditeur, l’objet ou d’autres critères, par exemple pour isoler les notifications d’une application métier.
• Expéditeurs bloqués ou autorisés : utiles pour écarter un expéditeur indésirable ou éviter qu’un correspondant régulier finisse dans les courriels indésirables.
• Rappels de l’agenda : réglez le délai d’alerte par défaut avant chaque rendez-vous.

Consulter sa messagerie avec un autre logiciel

Techniquement, un serveur Zimbra accepte les protocoles standards IMAP, POP3 et SMTP pour le courrier, ainsi que CalDAV et CardDAV pour l’agenda et les contacts. Des logiciels comme Mozilla Thunderbird ou Apple Mail peuvent donc s’y connecter. La synchronisation avec Microsoft Outlook passe en revanche par le connecteur Zimbra pour Outlook ou par ActiveSync, deux fonctions réservées à l’édition commerciale du logiciel.

Ce qui est possible techniquement ne l’est pas forcément sur une messagerie de collectivité : c’est le service informatique qui décide des protocoles ouverts et des appareils autorisés. Avant de configurer une application, et à plus forte raison avant de transférer des courriels professionnels vers une boîte personnelle de type Gmail, vérifiez ce qu’autorise le Département.

Organiser sa boîte de réception

Quelques habitudes suffisent à garder une boîte lisible :

• Classez les messages par dossier (projet, partenaire) ou par étiquette quand un message relève de plusieurs sujets.
• Traitez immédiatement les courriels qui demandent moins de deux minutes, et marquez les autres d’une étiquette ou d’un drapeau pour y revenir.
• Archivez les messages traités dans un dossier dédié pour ne garder dans la boîte de réception que ce qui reste à faire.
• Utilisez la recherche avancée (expéditeur, date, pièce jointe) plutôt que de faire défiler de longues listes.

Sécuriser son compte

Zimbra prévoit une authentification à deux facteurs : une fois activée, la connexion demande, en plus du mot de passe, un code à six chiffres généré par une application sur smartphone. L’option apparaît dans les préférences du compte seulement si l’administrateur l’a activée ; si vous ne la voyez pas, c’est que la messagerie du Département ne la propose pas ou qu’elle est gérée autrement. Dans tous les cas, ne communiquez jamais votre mot de passe par courriel ou par téléphone, même à une personne qui se présente comme le support informatique, et changez-le sans attendre si vous avez un doute.